Revisión, aprobación y publicación de documentos en un solo circuito.
Trebol ordena el recorrido de cada documento: quién lo redacta, quién lo revisa, quién lo aprueba y cuándo queda publicado como versión vigente. Con responsables claros, permisos por perfil y registro de cada paso.
Para procedimientos, políticas, contratos y cualquier documento que necesite aprobación antes de usarse.
- Una sola versión vigenteLo publicado es lo vigente, y todos lo saben.
- Responsables por etapaCada documento tiene quién lo revisa y quién lo aprueba.
- Cada paso registradoQuién hizo qué y cuándo, sin hilos de mail.
Aprobar un documento no debería ser un seguimiento manual.
Si tus procedimientos, políticas o contratos se revisan por mail y se guardan en carpetas compartidas, estas situaciones te van a sonar.
“¿Cuál es la última versión?”
Archivos con “final”, “final2” y “revisado” en el nombre. Cada área trabaja con una copia distinta y nadie sabe cuál vale.
Una única versión vigente.“Lo mandé a revisar y quedó ahí.”
El documento espera en una casilla hasta que alguien se acuerda de preguntar. Nadie ve en qué etapa está ni quién lo tiene.
Responsable y estado a la vista.“¿Quién aprobó esto, y cuándo?”
La respuesta está en un hilo de mail o en la memoria de alguien. Cuando llega una auditoría, hay que reconstruirla.
Registro de cada paso.Del borrador a la versión vigente, paso a paso.
El circuito se define por tipo de documento: un procedimiento de calidad no tiene por qué recorrer el mismo camino que un contrato o una política interna.
- 1
Borrador
El autor carga el documento en el repositorio, en el lugar que le corresponde según su tipo y su proceso.
- 2
Revisión
Los revisores reciben la tarea, leen el documento y dejan sus observaciones como anotaciones sobre el mismo documento.
- 3
Aprobación
Los responsables aprueban en serie, uno después del otro, o en paralelo, varias áreas a la vez.
- 4
Publicación
El documento aprobado queda publicado como versión vigente, disponible para quienes tienen permiso de consultarlo.
- 5
Vigencia
Cuando un documento está por vencer, Trebol avisa en el tablero de control y por mail para que se revise de nuevo.
Todo lo que hoy se resuelve preguntando, a la vista.
Trebol reúne en una plataforma el repositorio de documentos y el flujo que los mueve.
Versiones
Trebol versiona los documentos: la vigente es la que consulta todo el equipo, sin copias sueltas en carpetas ni adjuntos.
Responsables por tipo de documento
Definí quién redacta, quién revisa y quién aprueba cada tipo de documento.
Permisos por perfil y área
Cada persona accede solo a lo que necesita, con el alcance que definas.
Tareas pendientes
Cada usuario ve lo que tiene para revisar o aprobar, y vos ves el avance de todo el circuito.
Vencimientos y alertas
Avisos en el tablero de control y por mail cuando un documento está por vencer.
Trazabilidad
Cada acción queda registrada con usuario y fecha: la evidencia para una auditoría sale del sistema.
Un mismo circuito, distintos documentos.
El flujo de revisión y aprobación se adapta al tipo de documento y al área que lo necesita.
Calidad e ISO 9001
Manuales, procedimientos e instructivos con control de versiones y aprobación, como pide la norma para la información documentada.
Conocer Trebol SGCRecursos humanos
Solicitudes de licencias, vacaciones y aumentos con su circuito de aprobación, junto al legajo digital de cada persona.
Conocer Trebol RRHHCompras y proveedores
Documentación de proveedores y facturas que pasan por la aprobación de varias áreas.
Conocer Trebol SuppliersContratos y documentación legal
Contratos y sus anexos, con vencimientos controlados y consulta en lenguaje natural sobre su contenido.
Ver consulta documental con IALa IA propone. Tu equipo decide.
Trebol puede preparar borradores de procedimientos a partir de tu propia documentación y responder preguntas sobre los documentos publicados. Cada sugerencia queda registrada y la aprueba el responsable.
Conocer Trebol IAAlgunas de las empresas que ya confían en Trebol
Lo que conviene saber antes de conversar.
Respuestas cortas sobre cómo funciona el workflow de documentos en Trebol.
¿Qué es un workflow de revisión, aprobación y publicación de documentos?
Es el circuito que recorre un documento desde que se redacta hasta que queda disponible como versión oficial: una persona lo escribe, otras lo revisan, un responsable lo aprueba y recién entonces se publica. Un software de workflow documental como Trebol asigna cada etapa a su responsable, controla las versiones y deja registro de quién hizo cada paso y cuándo.
¿Se puede definir un circuito distinto para cada tipo de documento?
Sí. En Trebol los flujos se configuran por tipo de documento, con sus etapas y responsables. Las aprobaciones pueden ser en serie, una después de la otra, o en paralelo, con varias áreas a la vez.
¿Cómo sabe el equipo cuál es la versión vigente?
Todos consultan el documento en el mismo repositorio, donde la versión publicada es la vigente. Así se evitan las copias en carpetas compartidas y los adjuntos de mail con versiones distintas.
¿Queda registro de quién revisó y quién aprobó?
Sí. Cada acción queda registrada con el usuario y el momento en que se hizo, así que el historial de revisiones y aprobaciones se consulta en el sistema y sirve como evidencia en una auditoría.
¿Sirve para el control de documentos que pide ISO 9001?
Sí. Trebol SGC es la solución de Trebol para sistemas de gestión de calidad: además del control de documentos con flujos de borrador, revisión y publicación, cubre capacitaciones, auditorías internas, no conformidades e indicadores. El sistema de gestión de calidad de Southward Solutions, la empresa que desarrolla Trebol, está certificado ISO 9001:2015 por TÜV Rheinland.
¿Quién puede ver cada documento?
Lo definís vos con un esquema de seguridad por perfiles y áreas: cada persona accede solo a los documentos que necesita y con el alcance que le corresponde.
¿Solo sirve para documentos de calidad?
No. El mismo circuito se usa para políticas internas, contratos, documentación técnica, legajos o cualquier documento que necesite revisión y aprobación antes de ponerse en uso. Las empresas que usan Trebol lo aplican en calidad, RRHH, compras, comercio exterior y gestión de obras, entre otros procesos.
¿La IA aprueba documentos?
No. La IA de Trebol puede preparar borradores o detectar oportunidades de mejora, pero cada sugerencia queda registrada y la tiene que aprobar el responsable.
Ordenemos el circuito de tus documentos.
Contanos qué documentos se revisan y aprueban hoy en tu empresa y te mostramos cómo quedaría el flujo en Trebol.