Revisão, aprovação e publicação de documentos em um único fluxo.
O Trebol organiza o caminho de cada documento: quem redige, quem revisa, quem aprova e quando ele é publicado como versão vigente. Com responsáveis claros, permissões por perfil e registro de cada passo.
Para procedimentos, políticas, contratos e qualquer documento que precise de aprovação antes de ser usado.
- Uma única versão vigenteO que está publicado é o vigente, e todos sabem.
- Responsáveis por etapaCada documento tem quem revisa e quem aprova.
- Cada passo registradoQuem fez o quê e quando, sem trocas de e-mail.
Aprovar um documento não deveria ser um acompanhamento manual.
Se os seus procedimentos, políticas ou contratos são revisados por e-mail e guardados em pastas compartilhadas, estas situações vão soar familiares.
“Qual é a última versão?”
Arquivos com “final”, “final2” e “revisado” no nome. Cada área trabalha com uma cópia diferente e ninguém sabe qual vale.
Uma única versão vigente.“Mandei para revisão e parou ali.”
O documento espera em uma caixa de entrada até alguém lembrar de perguntar. Ninguém vê em que etapa está nem com quem está.
Responsável e status à vista.“Quem aprovou isto, e quando?”
A resposta está em uma troca de e-mails ou na memória de alguém. Quando chega uma auditoria, é preciso reconstruí-la.
Registro de cada passo.Do rascunho à versão vigente, passo a passo.
O fluxo é definido por tipo de documento: um procedimento de qualidade não precisa percorrer o mesmo caminho que um contrato ou uma política interna.
- 1
Rascunho
O autor carrega o documento no repositório, no lugar que corresponde ao seu tipo e ao seu processo.
- 2
Revisão
Os revisores recebem a tarefa, leem o documento e deixam suas observações como anotações no próprio documento.
- 3
Aprovação
Os responsáveis aprovam em série, um depois do outro, ou em paralelo, várias áreas ao mesmo tempo.
- 4
Publicação
O documento aprovado fica publicado como versão vigente, disponível para quem tem permissão de consultá-lo.
- 5
Vigência
Quando um documento está prestes a vencer, o Trebol avisa no painel de controle e por e-mail para que seja revisado novamente.
Tudo o que hoje se resolve perguntando, à vista.
O Trebol reúne em uma plataforma o repositório de documentos e o fluxo que os movimenta.
Versões
O Trebol versiona os documentos: a vigente é a que toda a equipe consulta, sem cópias soltas em pastas ou anexos.
Responsáveis por tipo de documento
Defina quem redige, quem revisa e quem aprova cada tipo de documento.
Permissões por perfil e área
Cada pessoa acessa apenas o que precisa, com o alcance que você definir.
Tarefas pendentes
Cada usuário vê o que tem para revisar ou aprovar, e você vê o andamento de todo o fluxo.
Vencimentos e alertas
Avisos no painel de controle e por e-mail quando um documento está prestes a vencer.
Rastreabilidade
Cada ação fica registrada com usuário e data: a evidência para uma auditoria sai do sistema.
Um mesmo fluxo, documentos diferentes.
O fluxo de revisão e aprovação se adapta ao tipo de documento e à área que precisa dele.
Qualidade e ISO 9001
Manuais, procedimentos e instruções de trabalho com controle de versões e aprovação, como a norma exige para a informação documentada.
Conhecer o Trebol SGCRecursos humanos
Solicitações de licenças, férias e aumentos com seu fluxo de aprovação, junto ao dossiê digital de cada pessoa.
Conhecer o Trebol RRHHCompras e fornecedores
Documentação de fornecedores e notas fiscais que passam pela aprovação de várias áreas.
Conhecer o Trebol SuppliersContratos e documentos jurídicos
Contratos e seus anexos, com vencimentos controlados e consulta em linguagem natural sobre o conteúdo.
Ver consulta documental com IAA IA propõe. Sua equipe decide.
O Trebol pode preparar rascunhos de procedimentos a partir da sua própria documentação e responder perguntas sobre os documentos publicados. Cada sugestão fica registrada e é aprovada pelo responsável.
Conhecer o Trebol IAAlgumas das empresas que já confiam no Trebol
O que convém saber antes de conversar.
Respostas curtas sobre como funciona o workflow de documentos no Trebol.
O que é um workflow de revisão, aprovação e publicação de documentos?
É o caminho que um documento percorre desde que é redigido até ficar disponível como versão oficial: uma pessoa escreve, outras revisam, um responsável aprova e só então ele é publicado. Um software de workflow documental como o Trebol atribui cada etapa ao seu responsável, controla as versões e registra quem fez cada passo e quando.
É possível definir um fluxo diferente para cada tipo de documento?
Sim. No Trebol os fluxos são configurados por tipo de documento, com suas etapas e responsáveis. As aprovações podem ser em série, uma depois da outra, ou em paralelo, com várias áreas ao mesmo tempo.
Como a equipe sabe qual é a versão vigente?
Todos consultam o documento no mesmo repositório, onde a versão publicada é a vigente. Assim se evitam as cópias em pastas compartilhadas e os anexos de e-mail com versões diferentes.
Fica registrado quem revisou e quem aprovou?
Sim. Cada ação fica registrada com o usuário e o momento em que foi feita, de modo que o histórico de revisões e aprovações é consultado no sistema e serve como evidência em uma auditoria.
Serve para o controle de documentos exigido pela ISO 9001?
Sim. O Trebol SGC é a solução do Trebol para sistemas de gestão da qualidade: além do controle de documentos com fluxos de rascunho, revisão e publicação, cobre treinamentos, auditorias internas, não conformidades e indicadores. O sistema de gestão da qualidade da Southward Solutions, empresa que desenvolve o Trebol, é certificado ISO 9001:2015 pela TÜV Rheinland.
Quem pode ver cada documento?
Você define com um esquema de segurança por perfis e áreas: cada pessoa acessa apenas os documentos de que precisa, com o alcance que lhe corresponde.
Serve apenas para documentos de qualidade?
Não. O mesmo fluxo é usado para políticas internas, contratos, documentação técnica, dossiês ou qualquer documento que precise de revisão e aprovação antes de entrar em uso. As empresas que usam o Trebol o aplicam em qualidade, RH, compras, comércio exterior e gestão de obras, entre outros processos.
A IA aprova documentos?
Não. A IA do Trebol pode preparar rascunhos ou detectar oportunidades de melhoria, mas cada sugestão fica registrada e precisa ser aprovada pelo responsável.
Vamos organizar o fluxo dos seus documentos.
Conte quais documentos são revisados e aprovados hoje na sua empresa e mostramos como ficaria o fluxo no Trebol.